Základní kroky k evidenci tržeb a způsoby evidence

Způsoby evidence tržeb

Evidence tržeb probíhá především elektronicky, a to v tzv. „běžném režimu“. Evidence tržeb v běžném režimu funguje tak, že je poplatník povinen odeslat datovou zprávu na společné technické zařízení správce daně a vystavit účtenku zákazníkovi nejpozději v okamžiku přijetí evidované tržby.

Poplatníci, kterým by evidování tržeb v běžném režimu znemožnilo nebo zásadně ztížilo výkon podnikatelské činnosti (např. kvůli stálé nemožnosti připojení k internetu) mohou požádat o evidování tržeb ve „zjednodušeném režimu“. Evidence tržeb ve zjednodušeném režimu funguje obdobně, jako v běžném režimu s tím rozdílem, že má poplatník povinnost vystavit účtenku (s kódem PKP) nejpozději v okamžiku přijetí evidované tržby, ale datovou zprávu zaeviduje nejpozději do 5 dnů od přijetí evidované tržby.

Dalším možným způsobem pro evidování tržeb je evidování v tzv. „zvláštním režimu“, který není založen na elektronické formě, ale na „papírové evidenci“.

Informace k jednotlivým režimům naleznete v kapitolách „Běžný a zjednodušený režim“ a „Zvláštní režim“. 

Základní kroky k evidenci tržeb

Zjistit si, zda má poplatník povinnost evidovat tržby

Povinnost evidovat tržby má poplatník, který přijímá „evidované tržby“. Evidovanou tržbou je platba uskutečněná na území České republiky ve formě hotovosti, šeku, směnky nebo jiného obdobného způsobu a která zároveň zahrnuje příjem z podnikatelské činnosti. Evidenci tržeb nepodléhají platby realizované platební kartou, převodem z účtu na účet, inkasem a vkladem hotovosti na účet. V důsledku rozhodnutí Ústavního soudu, nález ÚS ze dne 12. prosince 2017 sp. zn. Pl. ÚS 26/16, se povinnost evidovat tržby od 1. 3. 2018 nevztahuje na platby kartou, a to nejen na online transakce prováděné např. prostřednictvím platební brány, ale rovněž na platby kartou prostřednictvím platebních terminálů. Poplatníci, kteří měli povinnost evidovat tržby uskutečněné platební kartou před 1. 3. 2018, mohou v evidování pokračovat dobrovolně i po 1. 3. 2018 a nemusí tak měnit dosavadní nastavení svých pokladních systémů.
Více: „Kdo a jaké tržby eviduje

A) Jednotlivé kroky poplatníků před zahájením evidence tržeb v běžném režimu

  • Pořízení nezbytného vybavení pro evidenci tržeb
    K tomu, aby poplatník mohl evidovat tržby, si zvolí zařízení odpovídající jeho podnikatelské činnosti (pokladna, ale např. i starší počítač, tablet nebo mobilní telefon propojený s tiskárnou). Zařízení musí být technicky vybaveno tak, aby odeslalo prostřednictvím internetu požadované údaje o evidované tržbě Finanční správě a vystavilo účtenku zákazníkovi. Poplatník si pořídí takové zařízení, které plně vyhovuje jeho podnikatelské činnosti, neboť zákon použití žádného konkrétního zařízení nepředepisuje. Více: „Vybavení pro evidování tržeb“.
  • Získání autentizačních údajů a zřízení přístupu do webové aplikace Elektronická evidence tržeb
    Před zahájením evidence tržeb poplatník požádá Finanční správu o autentizační údaje, které mu umožní přihlášení do webové aplikace Elektronická evidence tržeb. O autentizační údaje lze požádat na kterémkoliv finančním úřadě nebo mohou poplatníci, kteří mají zřízenu datovou schránku, požádat o autentizační údaje elektronicky na Daňovém portále pomocí přihlašovacích údajů do datové schránky.
  • Certifikát a jeho instalace
    Po přihlášení do aplikace Elektronická evidence tržeb si poplatník zaeviduje své provozovny a vygeneruje certifikát, který poté nainstaluje do svého pokladního zařízení.

B) Jednotlivé kroky poplatníků před zahájením evidence tržeb ve zjednodušeném režimu

Vedle běžného režimu, který spočívá v zasílání údajů o evidované tržbě on-line a vystavení účtenky nejpozději k okamžiku uskutečnění evidované tržby, umožňuje zákon evidovat některé tržby ve zjednodušeném režimu off-line, tj. vystavit nejpozději při přijetí evidované tržby účtenku bez kódu generovaného správcem daně (FIK) a zasílat údaje o evidované tržbě datovou zprávou správci daně nejpozději do 5 dnů od uskutečnění (přijetí) evidované tržby. Ve zjednodušeném režimu může poplatník evidovat tržby na základě zákona nebo povolení správce daně. Nejčastěji se bude jednat o situace, kdy podnikatel nemá k dispozici v místě uskutečnění tržby dostatečně kvalitní internetové připojení. Více v kapitole „Běžný a zjednodušený režim - povinnosti“.

Před samotným zahájením evidence tržeb ve zjednodušeném režimu učiní poplatník stejné kroky, jako v případě evidování tržeb v běžném režimu, viz situace v A) Jednotlivé kroky poplatníků před zahájením evidence tržeb v běžném režimu.

C) Jednotlivé kroky poplatníků před zahájením evidence tržeb ve zvláštním režimu

Zákon o evidenci tržeb umožňuje na základě povolení finančního úřadu evidovat tržby v tzv. zvláštním režimu, a to prostřednictvím papírových bloků účtenek. O evidenci tržeb ve zvláštním režimu může žádat pouze poplatník daně z příjmů právnických osob, který je poskytovatelem zdravotních služeb hrazených z veřejného zdravotního pojištění a přijímá za jejich poskytování úhrady od zdravotní pojišťovny nebo poplatník daně z příjmů fyzických osob, přičemž v obou případech musí být splněny následující podmínky:
  • poplatník není plátcem DPH,
  • má maximálně 2 zaměstnance a
  • výše jeho příjmů z evidovaných tržeb za 4 bezprostředně předcházející kalendářní čtvrtletí nepřesáhne 600 000 Kč a předpokládaná výše těchto příjmů ve 12 bezprostředně následujících kalendářních měsících nepřesahuje 600 000 Kč.
Podrobnější postup přípravy poplatníka na zahájení evidence tržeb ve zvláštním režimu je k dispozici v záložce Zvláštní režim.

Autentizační údaje, informace o provozovnách a certifikát

Autentizační údaje (§ 13, § 14 ZoET)

O autentizační údaje žádá poplatník, který má povinnost evidovat tržby v běžném či zjednodušeném režimu. „Autentizačními údaji“ se rozumí přihlašovací údaje, které jsou tvořeny uživatelským jménem a heslem. Pro vyšší stupeň zabezpečení je možno využít rozšíření o kód zasílaný SMS na uvedené telefonní číslo. Autentizační údaje slouží k přihlášení do webové aplikace Elektronická evidence tržeb na stránkách Daňového portálu. Po přihlášení do webové aplikace Elektronická evidence tržeb si lze spravovat své certifikáty a údaje pro správu evidence tržeb, zejména pak údaje o provozovnách.
O autentizační údaje musí poplatník požádat předtím, než přijme první evidovanou tržbu.

Požádat může poplatník jedním z následujících dvou způsobů:

  • elektronicky na Daňovém portálu pomocí přihlašovacích údajů do datové schránky - v takovém případě mu budou autentizační údaje zaslány do této datové schránky, a to bez zbytečného odkladu, nebo
  • osobně (ústně do protokolu) na kterémkoliv finančním úřadu, kde žadatel získá autentizační údaje okamžitě v rámci osobního jednání v zapečetěné obálce.

O autentizační údaje může požádat rovněž zplnomocněný zástupce podnikatele. Plná moc pro oprávněnou osobu musí být buď generální, nebo musí obsahovat zplnomocnění k podání žádosti o autentizační údaje a k jejich převzetí. Podpisy na plné moci nemusí být úředně ověřeny.

Finanční správa upozorňuje poplatníky a jejich zástupce, že žádost o autentizační údaje nelze podat písemně, datovou zprávou podepsanou uznávaným elektronickým podpisem ani datovou zprávou odeslanou prostřednictvím datové schránky a jedná se tedy o nepodporované způsoby podání.

Žádost o autentizační údaje podaná nepodporovaným způsobem je vadná, správce daně proto nemůže autentizační údaje přidělit. Podatel, který podal žádost nepodporovaným způsobem (např. prostřednictvím datové schránky), bude správcem daně vyzván k odstranění vady podání. Uvedenou vadu podání pak lze odstranit podáním žádosti o autentizační údaje jedním ze zákonem stanovených způsobů.

Informace k přihlášení do webové aplikace „Elektronická evidence tržeb“ a správě provozoven naleznete v přiloženém dokumentu.

Údaje o provozovnách (§ 17 ZoET)

Poplatník je povinen před zahájením evidence tržeb oznámit v aplikaci Elektronická evidence tržeb údaje o provozovnách, ve kterých vykonává činnosti, v nichž přijímá evidované tržby. Provozovna je místo, kde dochází k určité činnosti. Jde nejen o klasickou kamennou provozovnu, ale i o mobilní provozovny, nebo internetové stránky, jejichž prostřednictvím podnikatel nabízí své zboží či služby a umožňuje platbu formou, která podléhá evidenci tržeb. Údaje o provozovnách musí podnikatel zadat v aplikaci Elektronická evidence tržeb ještě předtím, než si vygeneruje certifikát/y.

V aplikaci Elektronická evidence tržeb poplatník zadá tyto informace o provozovnách:

  • Název: nepovinný údaj sloužící pro snazší identifikaci provozovny
  • Typ provozovny: stálá, mobilní, virtuální
  • Stav činnosti provozovny: aktivní/přerušená/zrušená
  • Převažující činnost provozovny: výběr z výčtu činností z číselníku
  • Údaj o tom, kde se provozovna nachází (lokalizační údaj):
    • stálá: bude uvedena adresa (ulice, č. p./č. o., obec, PSČ),
    • mobilní: jednoznačný popis provozovny, např. v případě osobních vozidel uvedené registrační značky,
    • virtuální: URL adresa nebo jiný odkaz, který ji jednoznačně určí (např. e-mail, telefon).

Každé provozovně bude automaticky systémem Finanční správy přiděleno identifikační číslo (jedinečné číslo v rámci jednoho poplatníka), které bude poplatník uvádět na účtence a v datové zprávě zasílat správci daně.

Zároveň je poplatník povinen oznámit prostřednictvím aplikace Elektronická evidence tržeb změnu údajů o provozovnách nebo vznik či zánik provozovny a to do 15 dnů od data změny. Nově vzniklou provozovnu je poplatník povinen zaevidovat před přijetím první tržby v této provozovně.

Pro poplatníky s velkým množstvím provozoven lze v rámci aplikace Elektronická evidence tržeb využít možnosti importu seznamu provozoven ze souboru a exportu provozoven včetně přidělených čísel provozovny. Export bude využíván zejména u velkých podnikatelských subjektů pro zpětné nahrání a zaevidování přidělených čísel k provozovnám.

Certifikát pro evidenci tržeb (§ 15 ZoET)

Certifikát slouží k jednoznačné identifikaci při zasílání údajů datovými zprávami. Prostřednictvím certifikátu systém Finanční správy identifikuje poplatníka, který mu datovou zprávu posílá. Správce daně umožní poplatníkovi po přihlášení do webové aplikace Elektronická evidence tržeb získat jeden nebo více certifikátů k evidenci tržeb dle jeho potřeb a specifik fungování. Poplatník může mít jeden certifikát pro všechna svá pokladní zařízení nebo využít více certifikátů a mít např. certifikát pro každou svou provozovnu nebo pro každé své pokladní zařízení.

Postup, jak vytvořit žádost o nový certifikát a informace ke správě vydaných certifikátů pro evidování tržeb naleznete v dokumentu Správa certifikátů pro evidenci tržeb.

Certifikát je nutno nainstalovat tak, aby poplatník mohl evidovat tržby. Může se jednat o koncové pokladní zařízení (např. pokladna, počítač, tablet, chytrý telefon,…) nebo server poplatníka, ke kterému je připojeno více koncových pokladních zařízení. Není vyloučeno ani řešení pomocí zabezpečených cloudů provozovaných formou služby.

Postup instalace certifikátů se bude odvíjet od zvoleného typu využitého zařízení (pokladna, počítač, tablet, chytrý telefon,…) a příslušného operačního systému.

Ochrana autentizačních údajů, certifikátu a bloku účtenek (§ 16 ZoET)

Poplatník musí se svými autentizačními údaji, vygenerovaným certifikátem pro evidenci tržeb a blokem účtenek zacházet tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

V případě uložení certifikátu na zabezpečený server se poplatník nezbavuje odpovědnosti za řádnou evidenci tržeb. Je pouze na něm, aby zvážil, zda nabízené řešení splňuje požadavky kladené na ochranu certifikátu (příp. autentizačních údajů). Stejně jako za řádnou evidenci, i za porušení povinnosti chránit autentizační údaje a certifikát před zneužitím, nese odpovědnost nadále poplatník, který má povinnost tržby evidovat. To, jakým způsobem mu bude následně odpovídat provozovatel serveru za případné zneužití, resp. nedostatečné zabezpečení, je čistě záležitostí vzájemných smluvních ujednání.

Vybavení pro evidování tržeb

Vybaveni pro evidování tržebPokladní zařízení (HW, SW)

Poplatníci potřebují pro evidenci tržeb vhodné pokladní zařízení. Důležité je, aby zařízení bylo schopno pomocí internetového připojení odeslat datovou zprávu o přijaté tržbě a přijmout zpět fiskální identifikační kód (FIK).

Smyslem otevřeného řešení je, aby si poplatník mohl pořídit takové pokladní zařízení, které bude odpovídat typu jeho podnikatelské činnosti a požadavkům. V rámci volby zařízení není odkázán na konkrétního dodavatele nebo skupinu dodavatelů. Dodavatelé pokladních zařízení ani tato zařízení nebudou podléhat certifikaci.

Mimo klasické pokladny je možné využít pro evidenci tržeb například osobní počítač, notebook, tablet nebo chytrý telefon s příslušným software, připojením na internet a tiskárnu. Poplatníci, kteří již mají elektronické pokladny s připojením na internet, budou potřebovat pouze aktualizaci softwaru v pokladním zařízení.

Podrobné informace k výběru pokladního zařízení pro EET

Jaký druh pokladního zařízení si mohu pořídit?
Mohu použít stávající pokladnu, resp. aplikaci?
Co musí pokladní zařízení umět?
Může pokladní zařízení umožňovat i jiné funkce?
Kolik za pokladní zařízení zaplatím?
Je cena, kterou jednorázově za pokladní zařízení zaplatím, konečná?
Jak je to s připojením k Internetu?
Je důležitá rychlost připojení?
Jak je to se servisem pokladních zařízení?
Jaké informace by měl dodavatel při výběru pokladního zařízení poskytnout?
Porucha pokladního zařízení

Tyto informace jsou k dispozici také ke stažení:
Jaké pokladní zařízení mohu použít pro Elektronickou evidenci tržeb?

Internet

Pro pokladní zařízení je nutné zajistit dostatečně kvalitní připojení k internetu. Velikost odesílaných dat bude je velmi malá, v jednotkách kB. Proto není nutné mít k dispozici vysokorychlostní internet.

Sleva

Jako kompenzaci nákladů spojených s pořízením pokladního zařízení je poplatníkům daně z příjmů fyzických osob umožněno uplatnit jednorázovou slevu na dani, a to nejvýše do částky kladného rozdílu mezi 15 % dílčího základu daně ze samostatné činnosti a základní slevy na poplatníka). Maximálně však 5 000 Kč. Tuto slevu si mohou tito poplatníci uplatnit ve zdaňovacím období, ve kterém poprvé zaevidovali tržbu, kterou měli podle zákona o evidenci tržeb povinnost evidovat.

On-line evidence tržeb a registrační pokladny

Technické řešení pro evidenci tržeb on-line je jednoduché, nevyžadují se žádná speciální certifikovaná zařízení, která by musela být vybavena fiskální pamětí. Poplatníci mohou využít jakékoliv zařízení, které umožní odeslat požadované údaje do systému Finanční správy a vystavit účtenku. Je nutno zdůraznit, že on-line řešení evidence tržeb je mylně zaměňováno za registrační pokladny.

Registrační pokladny dosud využívá řada států, a to především z důvodu, že neměly v době zavádění evidence tržeb jinou volbu. Česká republika s cílem podnikatele příliš nezatížit a omezit manipulaci se zasílanými údaji, zvolila model on-line zasílání údajů o tržbách.

Hlavní rozdíly mezi on-line evidencí tržeb a registračními pokladnami:

registrační pokladny e-tržby
Stát udělí omezenému počtu dodavatelů certifikaci a podnikatelé/firmy si musejí vybrat z jejich nabídky. Poplatníci/firmy si svobodně vyberou pro ně nejvýhodnější zařízení. Konkurence tlačí ceny on-line pokladen dolů. Jako on-line pokladna navíc může sloužit i mobilní telefon nebo tablet s tiskárnou.
Certifikovanou registrační pokladnu si podnikatel musí koupit, i když již moderní pokladnu má. Navíc certifikace zvyšuje ceny pokladen i servisních služeb. V případě on-line řešení může poplatník/firma využít stávající zařízení, pokud jej poplatník/firma má, stačí jen dovybavit softwarem.
Další náklad představuje pravidelný a pouze autorizovaný servis registrační pokladny. Záleží jen na podnikateli/firmě, kdo a jak často provede servis jeho zařízení.
Speciální softwary dokáží manipulovat s daty a nařízené registrační pokladny se proto míjí účinkem. On-line řešení je vůči podvodům mnohem odolnější.

Schéma pro rozhodování poplatníka

Nacházíte se zde: